¿Cómo dimensionar los recursos de un proyecto?

La Gestión Cultural desde una dimensión espacial. Parte 4



En esta redacción hablaremos sobre la proyección de los recursos que necesitaremos. Ya tenemos la idea, ahora toca dimensionarlos para saber ¿qué tenemos que conseguir?


Para poder abordar este tema pondremos el ejemplo de una exposición que se proyectó en Salamanca España. Todo comienza con el tema y la conceptualización de la idea, los comisarios son los encargados de teorizar y buscar la colección necesaria para su exhibición en los diferentes Centros Culturales, Museos, Fundaciones, etc. Tras esto, corresponde al área de producción investigar las posibilidades de alquiler, reproducción o cesión junto a todas las condiciones necesarias para su gestión y logística, es aquí donde inicia la contabilidad de recursos y la proyección del presupuesto.


Por su parte el área de comunicación, comienza su trabajo de la mano del diseñador que utillizan el concepto para proyectar los recursos audiovisuales necesarios y crearlos en la medida que avanza el desarrollo del proyecto. Em este momento la coherencia en información y el lenguaje son algunos de los aspectos más importantes a tomar en cuenta ¿A quién me dirijo? pero también se trata de analizar en redes sociales ¿qué es lo que funciona? para luego poderlo adaptar a la imagen general del proyecto.



El presupuesto inicia contando y desglosando las acciones, partiendo de lo más obvio pues entre más concreto y explícito se redacte mayor será la claridad que tendremos en todo, y también es una forma de crear comunicación, todos los miembros del equipo deben haber entendido lo mismo, por ello recomendamos no generalizar. Sentir que no es necesario mencionar detalles por considerarse obvios, abre brechas en el tiempo que se expresan en retrasos, malos entendidos, molestias y omisiones no siempre deliberadas, hay que recordar que tus reflexiones no son las mismas que las del equipo, por esa razón nunca des nada por sentado.


Un ejemplo de acciones enunciadas:


Colección:


Investigación y conceptualización del tema

Selección y localización de las obras

Revisar condiciones

Gestionar su uso


En el espacio:


Entrega de justificación de la exposición

Trámites y documentos de gestión

Revisar condiciones técnicas para montaje, resguardo, seguridad, desmontaje y traslado a a su nuevo lugar.

Ubicación física y alternativas de transporte

Apoyos otorgados por el espacio

Establecer protocolo de actividad

aquí hay un presupuesto_de_exposición
Ejemplo de presupuesto


Ésta última determina ¿cómo se va a desarrollar el evento? y es ahí donde se detectan con mayor claridad las necesidades técnicas, humanas y temporales. Si has tenido experiencia previa tendrás una idea general del tiempo que implica cada acción en el sitio, pero si no, sugerimos contabilizar por lo menos 2 horas antes de cada evento y siempre, siempre acude unos días antes para conocer a los responsables, tomar notas, fotografías, probar material y si se puede, probar tu equipo técnico en sitio.



Aún hay más…



De manera paralela se gestiona el sitio y se contabilizan montos de alquiler y condiciones de uso. Éstas últimas se complementan con el trabajo previo de los comisarios y el diseñador para reunir y crear la carpeta del proyecto. Se recomienda que contengan aspectos pedagógicos e inclusivos, es decir, que se piensen en niños, personas mayores o de movilidad reducida. En esta gestión se visualizan las necesidades técnicas que requieren las actividades dentro del sitio como por ejemplo: mesa, sillas, pantalla de proyección, altavoces, equipo reproductor de CD y sobre todo, se estudian las posibilidades de realización de las actividades lúdicas para contener el impacto en el sitio, y evitar en todo momento su deterioro.


En el caso de las Asociaciones, tenemos la obligación de contar con un seguro de responsabilidad civil en la que se incluyen todos los aspectos de producción y ejecución en las sedes, pues implica un compromiso de seguridad y cuidado hacia las personas y las instalaciones.


Te dejamos un presupuesto completo de una exposición para que te sirva como guía

Descarga el ejemplo.

Presupuesto_extend_rizomarte
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podemos ayudarte a ordenar y estructurar las fases de producción en tu proyecto.

mail: rizomarte.org@gmail.com

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